Auf dem Markt finden sich zahlreiche Event-Builder-Tools, die fast alle den gleichen Mangel aufweisen: Sie bieten keine integrierten Services, sondern nur vereinzelte Lösungen für einzelne Probleme. Vorgefertigte Tools werden den Ansprüchen von grösseren Organisationen deswegen oft nicht gerecht.
Die Durchführung von mehreren Veranstaltungen pro Jahr stellt für jede Organisation eine Herausforderung dar. Insbesondere wenn der Anspruch darin liegt, unvergessliche Erlebnisse und einen echten Mehrwert für die Besucher*innen zu schaffen.
Mit der richtigen betrieblichen Lösung können Sie jedoch aussergewöhnliche Veranstaltungen erstellen, die einfach zu verwalten sind, sodass Sie sich auf die Bereitstellung des besten Inhalts und Programms für Ihr Publikum konzentrieren können.
Integrierte Event-Creation-Lösungen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, um den Prozess zu optimieren, Zeit und Ressourcen zu sparen und schlussendlich eine erfolgreiche Veranstaltung durchzuführen.
In diesem Blog werden wir die wichtigsten Funktionen eines guten Event-Builder-Tools und die richtige Entwicklungs-Partnerschaft beleuchten.
Vollständige Website-Integration
Da grössere Organisationen hohe Anforderungen an das Veranstaltungsmanagement haben, ist die wohl bedeutendste Funktion, die Sie bei der Auswahl eines Tools berücksichtigen sollten, die Möglichkeit zur vollständigen Integration von Inhalten in Ihre bestehende (oder neue) Website. Dies bedeutet, dass User*innen sich nicht an ein neues System anpassen müssen und direkt von Ihrer Website auf Informationen und Inhalte der Veranstaltung zugreifen können.
Diese Integration kann in vielerlei Formen erfolgen: von Bannern und Session Data, die auf Landing Pages angezeigt werden, bis hin zur Einbettung von Veranstaltungsdaten in Artikeltexte. Benachrichtigungen und Erinnerungen können ebenfalls in die Hauptwebsite integriert werden, um Benutzer*innen ein kohärentes Erlebnis auf allen Ebenen zu bieten.
Wir durften bereits für mehrere Kunden wie ESMO, IRB, HROUG oder Salsa Adria Event-Systeme implementieren, die vollständig angepasst und in ihre Backend-Systeme integriert sind.
Nahtloses User Management und Registrierung
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Organisation jeglicher Veranstaltungsart ist ein einfacher Registrationsprozess. Egal, ob es sich um eine physische oder virtuelle Veranstaltung handelt, Event-Registrierungen werden zumeist online abgewickelt.
Aus diesem Grund sollten Sie eine Lösung wählen, die nahtlos mit Ihrem Customer Relationship Management (CRM) System integriert ist. Wenn dies nicht ordnungsgemäss integriert ist, kann es zu einer unübersichtlichen und damit mangelhaften User Experience führen. Gute Event-Tool-Lösungen lassen sich nahtlos mit Ihrem CRM koppeln und ermöglichen eine effektive Kommunikation mit den Event-Teilnehmer*innen.
Diese Art der Integration erleichtert die Verwaltung von Teilnehmer*innen, das Tracken von Registrierungen und den Austausch mit ihnen vor, während und nach der Veranstaltung. Aufgrund der Insights aus dem CRM – z.B. zu Vorlieben, Interessen und Verhaltensweisen des Publikums – lassen sich künftige Veranstaltungen noch besser organisieren und auf die Bedürfnisse der Teilnehmer*innen ausrichten.
Unterstützung für mehrere Veranstaltungen
Insbesondere grosse Unternehmen, die gleichzeitig mehrere Veranstaltungen organisieren, sind darauf angewiesen effizient mehrere Event-Landingpages aufzusetzen sowie Formulare und Backend-Daten zu generieren, damit sie Events innerhalb von kurzer Zeit publizieren können.
Multi-Event-Features ermöglichen es, mehrere Veranstaltungen mit unterschiedlichen Strukturen im selben System zu erstellen. Sie können jede Veranstaltung individuell anpassen, um spezifischen Anforderungen gerecht zu werden, wie z.B. verschiedene Anmeldemöglichkeiten oder ein einzigartiges Design pro Event-Landingpage.
ESMO (European Society for Medical Oncology) profitierte von einer massgeschneiderten Netgen-Lösung und erhielt einen weltweit zugänglichen Hub für Onkologen mit mehr als 500 Veranstaltungen pro Jahr.
Anpassungsfähigkeit und Flexibilität des Event Builders
Tatsächlich ist eine der Hauptgründe, einen massgeschneiderten Event Builder einzusetzen, die Erweiterbarkeit. Während die Go-To-Market-Zeit etwas länger ausfällt, beschleunigt es langfristig das Aufsetzen und Durchführen von Veranstaltungen erheblich.
Da jede Ihrer virtuellen Veranstaltungen auf ein spezifisches Publikum zugeschnitten ist, müssen Sie Landingpages, Eventinhalte und Registrierungen an dessen Merkmale anpassen. Das Set-Up mag anfangs komplizierter einzurichten sein, verringert den Event-Organisations-Prozess langfristig jedoch stark. Die generelle User Experience und damit jede Veranstaltung an sich wird somit stetig verbessert.
Diese Art von integrierter Lösung sollte eine Reihe flexibler Module bereitstellen, mit denen Sie problemlos veranstaltungsspezifische Funktionen und Inhalte hinzufügen und entfernen können. Dies bedeutet, dass jeder Content Manager dank des modularen Aufbaus der Tools eine ansprechende, benutzerfreundliche Event-Landingpage in relativ kurzer Zeit erstellen kann.
Vorgefertigte Datenstrukturen zur Definition der Veranstaltung (Veranstaltung - Track - Tag - Session), umfangreiche Multimedia-Optionen, Kalender und Registrierung/Anmeldung vereinfachen und optimieren viele Ihrer Veranstaltungsabläufe erheblich. So können Sie sich auf Eventinhalte und Innovationen konzentrieren.
Zusätzlich sollten Sie die API-basierte Integration mit verschiedenen Backend-Systemen (wie CRMs und CMS-Systemen) sowie das Skript-Importieren in Betracht ziehen, das Unterstützung für mobile Apps bietet, bei denen der Inhalt über eine API bereitgestellt wird – und sogar versiert im Bereich der individuellen App-Entwicklung ist – für grössere Veranstaltungen mit mehreren Tracks oder Potenzial für die Einbindung von Vor-Ort-Teilnehmern.
Virtuelle Event-Funktionen
Zahlreiche Veranstaltungen finden heutzutage virtuell statt. Daher ist es entscheidend, dass die Event-Builder-Lösung auch eine einfache Verwaltung virtueller Sitzungen ermöglicht.
Die Durchführung und Organisation virtueller Veranstaltungen waren besonders während der COVID-19-Pandemie entscheidend. Viele Unternehmen hatten wenig Erfahrung mit virtuellen Veranstaltungen und mussten sich schnell anpassen. Die Vorteile von virtuellen Events und Sitzungen sind offensichtlich – sie sind vergleichsweise kostengünstig und ermöglichen die einfache Ansprache eines globalen Publikums.
Allerdings können sich viele Teilnehmer*innen z.B. aufgrund technischer Schwierigkeiten von der Veranstaltung abgekoppelt fühlen. Daher benötigen Sie Funktionen, die das Engagement der Teilnehmer*innen erhöhen und während der gesamten Veranstaltungsdauer eine stabile und reibungslose Experience bieten. Der ausgewählte Event-Software-Partner sollte auch dediziertes Onboarding und Training sowie technischen Support während Ihrer ersten virtuellen Sitzungen anbieten.
Beispielsweise kann eine gut umgesetzte Zoom-Integration helfen, selbst anspruchsvollste Online-Veranstaltungen aus technischer und UX-Perspektive erfolgreich zu bewältigen. Das Moffitt Cancer Center setzte Zoom in nur zwei Wochen für 6.000 Personen ein und nutzt die meisten Funktionen der Zoom-Plattform – Zoom Meetings & Chat, Zoom Webinare und Zoom Room. Dadurch werden Entfernungen überbrückt und ein ganzheitliches, zentralisiertes Kommunikationserlebnis geschaffen.
Inhalts- und Ressourcenmanagement
Einer der Hauptvorteile von Event-Builder-Tools für den Wissensaustausch besteht darin, wertvolle Meeting-Ressourcen zu erstellen, zu speichern und wiederzuverwenden. Hierzu können Video- und Audio-Materialien, PowerPoint-Präsentationen, PDF-Dokumente und andere Arten von Inhalten gehören, die mit dem Publikum geteilt werden können. Auch dadurch werden wiederum Zeit und Ressourcen eingespart. Inhalte können gegliedert, kategorisiert und zentral abgelegt werden und sind so gut durchsuch- und filterbar.
Sie können auch Ihren Veranstaltungsinhalt in die Suche Ihrer Hauptwebsite integrieren und den Benutzern so einen einfachen Zugang dazu ermöglichen.
There you have it! Das sind die Kriterien, die wir aufgrund unserer Erfahrung mit Event-Builder-Tools als unabdingbar erachten.
Wir helfen Ihnen gerne dabei, eine Lösung zu finden und zu implementieren, mit der Sie Ihre Veranstaltungen in kürzester Zeit organisieren und durchführen können.
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