Unsere Rolle: 

Im Rahmen des Projektes in enger Zusammenarbeit mit der Stiftung WINGS Trust entwickelten wir ein modernes CRM-Tool zur Verwaltung umfangreicher Stipendienprogramme. Das minutiös aufgebaute System gewährt einen Überblick über die zahlreichen weltweit unterstützten Projekte und Stipendien.

Herausforderung: 

Die Entwicklung dieses CRM-Tools stellte eine vielschichtige Herausforderung dar, die auf dem exponentiellen Wachstum der über die ersten zehn Jahre des Stiftungsbetriebs angesammelten Informationen gründete. Vor einigen Jahren begannt die Stiftung mit der Vergabe von Stipendien an zwei Studierende, heute sind es bereits über 50.

Die Daten über die Student:innen und Stipendien waren bis zum Projektbeginn über verschiedene Plattformen verstreut: sie befanden sich in E-Mails, Excel-Tabellen, Buchführungsunterlagen und PDF-Berichten – alle in unterschiedlichen Formaten. Unsere Hauptaufgabe bestand darin, ein umfassendes Informationsmodell zu entwerfen, das alle für fundierte Entscheidungen erforderlichen Daten umfasst, und dabei zwischen unverzichtbaren und optionalen Daten unterscheidet.

Darüber hinaus stiessen wir auf eine weitere signifikante Hürde im Zusammenhang mit der finanziellen Prognose und Planung der Stipendienvergabe. Mit der zunehmenden Unterstützung durch die Stiftung ist es unerlässlich, die finanziellen Auswirkungen und Schätzungen für zukünftige Stipendien genau kalkulieren zu können.

Dies erforderte die Erstellung einer zuverlässigen Prognose-Funktionalität, die die bereits vergebenen Ressourcen abgrenzt und die finanziellen Möglichkeiten für weitere Unterstützung eruiert. Dies um der Stiftung eine möglichst effiziente Ressourcenplanung zu garantieren.

Im Wesentlichen war die Entwicklung dieses CRM-Tools geprägt von der Notwendigkeit, die weitreichende Komplexität von Informationen und finanziellen Feinheiten zu verstehen und bewältigen. Schlussendlich ist es gelungen, ein strukturiertes Framework zu schaffen, welches die Stiftung beim Ausführen ihres Zweckes unterstützt. 

Die Lösung: 

Nach dem die vielschichtigen Herausforderungen des Projektes evaluiert wurden, definierte wir eine komplexe, aber zielgerichtete Informationsarchitektur. Diese organisiert die zahlreichen Daten in verschiedenen Content-Bucktets und Moduluen.

Diese Module wurden strategisch entworfen, um die Vielzahl von Informationen zu straffen und zu kategorisieren und so einen strukturierten Rahmen für eine effiziente Verwaltung zu bieten. Die wichtigsten definierten Module sind:

1. Personen: Dieses Modul konzentriert sich auf die am Stiftungsbetrieb beteiligten Personen, wie Stipendiat:innen, Spender:innen und Administrator:innen. Es erleichterte den einfachen Zugriff auf Kontaktdaten, Profile und Engagement-Historien.
2. Organisationen: Dieses Modul umfasst die verschiedenen Organisationen, die mit der Stiftung zusammenarbeiteten, sei es Bildungseinrichtungen, Partner-NGOs oder Sponsoren. Das Modul liefert Einblicke in Partnerschaften und Verbindungen.
3. Stipendien und Zuschüsse: Dieses zentrale Modul ermöglicht das umfassende Management von Stipendienprogrammen und Zuschusszahlungen. Es umfasste Details wie Berechtigungskriterien, Bewerbungsprozesse und Mittelzuweisungen.
4. Bewerbungen: Das Tracking von Stipendienbewerbungen und deren Status wurde innerhalb dieses Moduls vereinfacht. Es strafft den Evaluierungsprozess und gewährleistet, dass Bewerbungen effizient bearbeitet werden können. Das Modul enthält auch Workflow-Management für einen reibungslosen digitalen Genehmigungsprozess.
5. Zahlungen: Finanztransaktionen, einschliesslich ausbezahlter Stipendien und erhaltenen Spenden, werden akribisch in diesem Modul erfasst. Es gewährt einen transparenten Einblick in die finanziellen Bewegungen der Stiftung.
6. Einkommen: Das Einkommensmodul ermöglicht die Überwachung aller eingehenden Gelder und Spenden. Es erlaubt eine realistische Bewertung der finanziellen Gesundheit der Stiftung.
7. Stipendien-Lead-Generierung: Dieses Modul erleichtert die Identifizierung und Pflege potenzieller Stipendiat:innen. Es hilft, die Reichweite und Wirkung der Stiftung durch klare Formulare und Workflows zu erweitern.

Zusätzlich zu diesen Content-Buckets haben wir ein leistungsfähiges Berichtstool entworfen. Dieses generiert Finanzberichte, Prognosen und Projektberichte. Dieses Tool ermöglicht der Stiftung einen tiefgreifende Einblicke auf die finanzielle Lage, auf zukünftige finanzielle Prognosen sowie auf den Fortschritt laufender Projekte.

Mit unserer Lösung erhielt die Stiftung nicht nur ein effizientes Datenverwaltungssystem, sondern auch einen leistungsstarken Berichtsmechanismus zur Verbesserung von Entscheidungsfindung, Transparenz und Rechenschaftspflicht in ihren Stipendienprogrammen und wohltätigen Unternehmungen.